¡Hola! Estamos invitando a nuestras organizaciones a que compartan sus conocimientos y hemos preguntado a varias cómo hacen sus boletines electrónicos.

Daniel González, webmaster de Save the Children, nos cuenta las claves del boletín de su organización.

Save the Children envía una noticia en cada mensaje, no un boletín completo

¿Por qué vísteis la necesidad de desarrollar un boletín?

El objetivo es fundamentalmente lograr una fidelización de los usuarios y las usuarias de la web y buscar formas activas de comunicación, no sólo esperar a que visiten la web. De ahí el uso que le damos a twitter o a facebook y espero más adelante disponer de RSS y alguna herramienta más. Busco una manera de informar a personas interesadas de novedades y que nos tengan presentes cada cierto tiempo. La necesidad era clara y la solución también. De hecho, era una práctica que se llevaba a cabo en la entidad. Se enviaba un boletín de vez en cuando (no había plazo), maquetado mediante Dreamweaver y enviado a través de Outlook.

¿Qué contenidos difundís en él?

Aquí se dio el primer debate; ¿boletín o noticias? Salvo que exista una capacidad por parte de la organización para generar un boletín cada pocas semanas, si se opta por el formato de boletín suele pasar mucho tiempo sin que el usuario reciba información de la entidad. No es una buena idea si queremos establecer una relación con el usuario es necesario establecer contacto cada poco tiempo.

Los plazos de envío también lo hemos valorado, queremos crear ese contacto pero no convertirlo en BACN. La idea es mandar una comunicación semanal, dos si son muy muy interesantes y ninguna si sólo vamos a generar ruido. No enviamos todas las noticias que publicamos en la web, la herramienta nos permite seleccionar si queremos enviarla o no.

Además, creo que con los boletines suele pasar que el usuario espera a tener tiempo de poder leerlo entero pues hay varios artículos que le interesan. Pasan los días sin leerlo y al final lo elimina ya que se ha quedado obsoleto. La ventaja de mandar una noticia es que si el usuario sólo tiene cinco minutos, va a poder leer una noticia.

Por último, lo inmediato de una noticia. Si están bombardeando en Gaza o hay una ofensiva en el Congo, con el envío de noticias esto podemos hacerlo de forma inmediata en lugar de contar un mes después todo lo sucedido.

¿Con qué herramienta diseñáis y enviáis vuestro boletín?

Sobre la herramienta, está desarrollada a medida. Se trata de una aplicación desarrollada en PHP con base bases de datos MySQL. Todo el proceso está automatizado; invitamos al usuario a subscribirse para recibir las noticias y sus datos se guardan en base de datos. Luego, cuando publicamos una noticia en la web (mediante un formulario web, para que cualquiera del departamento de comunicación pueda hacerlo), tenemos un botón que nos permite enviar de forma automática a todos los usuarios la noticia en cuestión.

Herramienta para publicar noticias en la web de Save the Children. En la parte inferior se observa un botón para publicar la noticia y además enviarla a las personas suscritas

¿Qué recursos habéis invertido en este boletín?

Toda la programación la realizo yo (además de llevar los contenidos) por lo que tenemos mucha flexibilidad de cara a generar lo que queramos. Así, todas las herramientas y aplicaciones se adaptan a nuestras necesidades a un coste muy bajo. Básicamente, la única limitación que tenemos es el poco tiempo del que dispongo para llevar a cabo los 1000 desarrollos que quiero tener ya en funcionamiento.