Ayer nos llegaba la siguiente consulta de una de nuestras entidades:

En la entidad queremos editar un boletín de informaciones, en principio interno, y mensual. Llevo días dándole vueltas a cómo hacerlo de la mejor forma posible. He visto que en el boletín digital que enviáis hoy se habla de realizar un boletín de noticias que iría insertado en la web, pero al leerlo creo que no encaja con lo que queremos.

Mi consulta es si habría otras posibilidades que nos puedan venir mejor o tendríamos que ir en esta línea si queremos hacer algo medianamente bien, aprovechando las nuevas tecnologías.

Quizá una herramienta muy buena para la realización de boletines y de comunicación interna son los grupos de correo-e.

Qué son

• Son grupos de discusión que se comunican a través de mensajes de correo electrónico.
• Esos mensajes llegan a los buzones de las y los participantes (si estos lo quieren así) y también, normalmente, se almacenan cronológicamente en la página del grupo.
• Se gestionan con unos programas especiales, muchas veces gratuitos y utilizables a través de webs.
• Pueden incluir opciones como galería de imágenes, almacén de archivos, chat, agenda de actividades o una página para apuntar enlaces recomendados.
• Existen directorios de grupos en muchos portales.

Para qué sirven

Las organizaciones pueden utilizar estos grupos como herramienta de comunicación interna principalmente para la coordinación de equipos de trabajo, avisos de acciones de voluntariado o como herramienta de comunicación con las personas que atienden.

Quien lo modere puede, por ejemplo, enviar mensajes urgentes de cambios de fecha de reuniones, proponer actos, e incluso trabajar documentos previamente a las reuniones presenciales. También pueden servir para compartir fotos en el grupo. Se puede utilizar el calendario como agenda para introducir fechas importantes y citas de grupo.

Cómo utilizarlos

Dos herramientas útiles para crear grupos de correo son grupos de Google y los grupos de Yahoo.

Más información

Tutorial de gestión de grupos de correo (pdf)